【5分で分かる】ペーパーレス化の成功に向けておさえるべき3つのステップ

こんにちは！エクスマートの山田です。

ITを活用した社内環境の改善として「ペーパーレス化」があります。

特にコロナ禍でリモートワークが普及してからは、合わせてペーパーレス化を進めようとする企業も増えたのではないでしょうか。

ただ、その中には思うようにペーパーレス化がうまくいかなかった企業も多いかと思います。今回はペーパーレス化を進めるうえで重要な3つのステップをご紹介します。

目次

1. ペーパーレス化のメリット
2. ペーパーレス化で重要な3つのステップ
　①何をペーパーレス化すべきか見極めるべし！
　②ペーパーレス化にベストな方法を選定すべし！
　③ペーパーレス化した書類の管理ルールを徹底させるべし！

業務効率改善やコスト削減、セキュリティ強化といった目的でペーパーレス化を進める企業も多いですが、それ以外にもペーパーレス化には、このようなメリットがあります。

①企業イメージの向上
…IT化が進んでいる現在でもなお、あらゆる業務を紙で行っている企業は、社外からどのように映るでしょうか。特に若い世代から見たら、そのような企業はややマイナスなイメージをもたれるかもしれません。
逆に老舗企業が積極的にペーパーレス化を進めることで、先の時代にも対応できる企業として、プラスイメージをもたれる場合もあります。

②社内全体のIT活用、DX化の基盤になる
…ペーパーレス化だけでも業務効率化としての効果はあります。ただ、ペーパーレス化を通じて業務データ・書類データを保管しておくことで、その後にワークフローシステムや営業支援システムを導入するときに、そのデータや社内ノウハウを活用することができます。
ペーパーレス化を成功させることで、その後のIT活用やDX化の成功にもつながります。

ここではペーパーレス化の成功に向けて重要な3つのステップを紹介します。

はじめからすべての書類をデータ化しようとすると失敗してしまう可能性が高いです。まずはペーパーレス化を進める部署や、データ化する書類を決める必要があります。
決めるポイントとしては、このようなものがあります。

＜ペーパーレス化を進める部署＞
・ペーパーレス化に抵抗のない社員の多さ
・部署の所属人数（人数の少ない部署ではじめた方が、初期コストをおさえられます。また、ペーパーレス化の浸透もしやすいです）
・ペーパーレス化に対しての課題意識
など

＜データ化する書類＞
・ペーパーレス化の必要性が高いかどうか
・ペーパーレス化による影響が大きいかどうか
・ペーパーレス化しやすいかどうか
など

このようなポイントを踏まえて、まずはどの部署で何の書類をペーパーレス化すべきか、しっかり見極めましょう。

ペーパーレス化をはじめる部署や対象の書類を決めるのと合わせて、ベストなペーパーレス化の実現方法を選定することも重要です。

その部署の業務やデータ化する書類に対応するITシステムやツールを探すことはもちろん、それを適正なコストで導入できるよう、見積依頼や比較をできるようになる必要があります。

システム・ツールによっては自社に必要のない機能もあり、余計なコストがかかってしまうこともあります。そのようなことをさけるためにも、適切に見積依頼し比較するための知識を身につけなければなりません。

もし、そのような人材がいない、知識を身につける時間がないということであれば、外部のITアドバイザーを活用するのも手です。
持続的にIT活用やDX化を進めるためにコストはとても重要ですので、自社にとって適切なITシステム・ツールを選定できる”目”をもちましょう。

自社に適したITシステム・ツールを導入できても、それが社内に浸透しなければ意味がありません（実際、導入までで満足してしまい、その後の浸透がうまくいかない企業も多いです…）。

社内への浸透のためにも、システム活用のルールを決め、社員に徹底させましょう。
社員によっては導入したシステムを使わず、従来通りの紙媒体で業務をつづけてしまう社員も多いです。
企業によっては、ペーパーレス化をきっかけに紙媒体の使用を完全に禁止として、システムの活用を徹底させる場合もあります。

導入して終わり、ではなく社内ルール決めやその後の浸透まで、長期的な視点をもってペーパーレス化を進めましょう。

いかがでしたでしょうか。今回ご紹介した内容をもとに、あなたの会社でもペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。

このブログでは皆さんにITに関して知ってもらうため、様々なITに関するトピックを紹介しています。今後もいろいろな記事をあげていきますので、ぜひご覧ください！